Respuesta corta. Para que una institución pública contrate artistas para un festival gratuito necesita tener el contenido presupuestario aprobado, un proceso de contratación definido y un intermediario que presente ofertas formales ante los managements. Los managements internacionales piden además declarar si hay fondos públicos o participación del gobierno en el evento.
1. Presupuesto primero
Sin contenido presupuestario no hay oferta seria. El presupuesto debe cubrir el cachet, la logística de la comitiva, los riders y las retenciones de impuestos.
2. Elige el modelo de contratación
Contratación directa o licitación, según el monto y la normativa. En Costa Rica, buena parte de estos procesos pasa por SICOP. Define los plazos con tiempo: los artistas no esperan procesos largos.
3. Cumplimiento desde la oferta
- Declaración de participación de gobierno o fondos públicos.
- Retención de 15% del impuesto sobre la renta a artistas no domiciliados.
- Presupuestos claros, auditables y con proveedores identificados.
4. Modelo de oferta
En festivales gratuitos lo usual es un fee fijo, a veces con gastos aparte. Compara los modelos de oferta para contratar artistas.
5. Producción integrada
El artista se suma a la producción general del festival: horarios, cambios de escenario, backline compartido y seguridad.
Nuestra experiencia. Nuestro equipo lleva más de 20 años en los grandes escenarios: shows de Cervecería Costa Rica, el Festival Imperial y las Fiestas de Palmares. Hemos dado logística, producción técnica y booking a festivales como el FIA, y somos productor general de Chepe Rock. Más sobre booking para festivales.
Preguntas frecuentes
¿Pueden presentar ofertas para un proceso de licitación?
Sí, con la documentación del artista y del intermediario.
¿Cuánto tiempo antes hay que empezar?
Para artistas internacionales, entre 6 y 12 meses.
